Управление делопроизводства и общественных связей

Деятельность Управления направлена на:

• организацию, ведение и совершенствование документационного обеспечения Росимущества с использованием системы электронного документооборота использованием системы электронного документооборота автоматизированной системы «Делопроизводство и документооборот» (далее – АС ДОУ) на основе единой технической политики;
• осуществление комплекса мероприятий, призванных сформировать и поддерживать положительный имидж и высокую репутацию Росимущества, его руководителей и работников в средствах массовой информации, среди граждан и широкой;
• обеспечение единого порядка документирования управленческих решений;
• организацию работы с документами в Росимуществе с использованием АС ДОУ;
• организацию и обеспечение контроля исполнительской дисциплины в структурных подразделениях центрального аппарата Росимущества;
• осуществление деятельности по анализу форм и методов работы с документами в Росимуществе с целью их дальнейшего совершенствования;
• разработку проектов приказов, инструкций по совершенствованию документационного обеспечения в Росимуществе и его территориальных органах;
• комплектование архива Росимущества, обеспечение хранения, учета, использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Росимущества, а также принятых Росимуществом в порядке правопреемства, подготовки к передаче и передача на хранение в Государственный архив Российской Федерации дел постоянного хранения, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации;
• организацию и проведение информационных мероприятий, подготовка и распространение в средствах массовой информации официальных материалов, связанных с деятельностью Росимущества;
• подготовку совещаний, встреч и переговоров руководства Росимущества с представителями иностранных государств и международных организаций, проведение иных протокольных мероприятий;
• для реализации задач в установленной сфере Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями центрального аппарата Росимущества, его территориальными органами, подведомственными организациями и учреждениями Росимущества;
• Управление хранит и в соответствии с утвержденным порядком применения организует использование печати Федерального агентства по управлению государственным имуществом с изображением Государственного герба Российской Федерации;
• Управление имеет круглые печати с обозначением своего наименования, другие печати и штампы, необходимые для организации документооборота и заверения в установленном порядке документов Росимущества, а также документов, находящихся на архивном хранении;
• Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Положением о Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом, актами Министерства финансов Российской Федерации, приказами и распоряжениями Росимущества, а также настоящим Положением.

Основными задачами Управления являются:

• организация и обеспечение функционирование единой системы делопроизводства в Росимуществе в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71, с использованием системы электронного документооборота АС ДОУ Росимущества, готовит предложения по ее совершенствованию;
• в пределах своей компетенции принимает участие в рассмотрении проектов законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, представленных федеральными органами исполнительной власти и иными организациями в Росимущество на согласование;
• осуществление методического руководства по вопросам организации делопроизводства и архивного дела в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Росимущества;
• обеспечение разработки и представление на рассмотрение руководству Росимущества либо участие в разработке проектов приказов, распоряжений, инструктивных и методических документов, информационных писем Росимущества по вопросам, относящимся к компетенции Управления; согласование в пределах компетенции проектов методических рекомендаций, инструктивных, информационных и иных писем, подготовленных другими структурными подразделениями Росимущества;
• осуществление контроля за организацией делопроизводства, своевременностью передачи законченных делопроизводством документов в архив Росимущества и на государственное хранение;
• осуществление методического руководства и контроль за организацией работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Росимущества;
• разработка образцов бланков управленческой документации Росимущества, обеспечивает их учет, выдачу структурным подразделениям и контроль их использования; участвует в разработке и согласовывает электронные шаблоны бланков, используемых для подготовки электронных документов;
• осуществление приема, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение и распределение поступивших в Росимущество документов, в том числе в форме электронных документов, их направление на исполнение в секретариаты заместителей руководителя Росимущества и структурные подразделения Росимущества, советникам, помощникам руководителя Росимущества в соответствии с приказами
  о распределении обязанностей и положениями о структурных подразделениях;
• осуществление отбора документов, требующих рассмотрения руководителем Росимущества, подготовку и направление на утверждение проектов резолюций руководителя;
• осуществление контроля исполнения структурными подразделениями центрального аппарата Росимущества документов, поступающих из вышестоящих органов, других организаций и граждан, а также поручений руководителя Росимущества;
• осуществление свода информации, полученной от структурных подразделений центрального аппарата Росимущества, по исполнению поручений руководства Росимущества территориальными органами Росимущества;
• еженедельно представляет руководителю Росимущества информацию об исполнении структурными подразделениями центрального аппарата Росимущества поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства финансов Российской Федерации и поручений руководителя Росимущества; готовит аналитические материалы к совещаниям по вопросам исполнительской дисциплины;
• осуществление сбора информации, формирование и размещение графика личного приема граждан должностными лицами Росимущества на официальном сайте Росимущества в сети Интернет; организацию личного приема граждан руководителем Росимущества; организацию и проведение ежегодного Общероссийского дня приема граждан, личный прием граждан в пределах своей компетенции;
• осуществление приема, регистрацию, учет и направление поступающих обращений граждан, в том числе в форме электронных документов, по принадлежности на рассмотрение в структурные подразделения Росимущества в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», а также контроль за их рассмотрением в структурных подразделениях Росимущества и анализ характера обращений; внесение результатов рассмотрения обращений граждан на портал ССТУ.РФ;
• осуществление приема и регистрацию исходящей корреспонденции, приказов, распоряжений, протоколов, договоров, соглашений, подготовленных структурными подразделениями Росимущества в АС ДОУ и на бумажных носителях.
• осуществление проверки правильности оформления проектов распорядительных актов Росимущества, исходящей корреспонденции и других документов, представляемых на подпись руководителю Росимущества, в целях обеспечения их соответствия нормам и правилам русского языка, требованиям Инструкции по делопроизводству
  в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом, утвержденной приказом Росимущества от 27 января 2021 г. № 13 (далее – Инструкция по делопроизводству в Росимуществе), и ГОСТа Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
• осуществление контроля соответствия оформления проектов документов, представляемых на подпись руководству Росимущества, исходящих писем структурных подразделений Росимущества в АС ДОУ и возврат исполнителям на доработку документов, подготовленных с нарушением требований, установленных Инструкцией по делопроизводству в Росимуществе;
• формирование в дела распорядительные акты Росимущества, протоколы, договоры, соглашения, а также исходящие документы, подписанные руководителем Росимущества и его заместителями, в соответствии с номенклатурой дел Управления, обеспечивает их сохранность и подготовку законченных делопроизводством дел к ведомственному хранению в архиве Росимущества;
• осуществление информационно-справочной работы по входящей, исходящей корреспонденции и документам, находящимся на ведомственном хранении в архиве Росимущества;
• ежегодно разрабатывает и ведет сводную номенклатуру дел Росимущества, оказывает методическую помощь в составлении и согласовывает номенклатуры дел структурных подразделений Росимущества.
• заверение в установленном порядке копии документов Росимущества, а также документов, находящихся на ведомственном хранении в архиве Росимущества.
• готовит предложения по составу центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК) Росимущества; организует работу ЦЭК, готовит для рассмотрения материалы по вопросам организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации, оформляет протоколы заседания ЦЭК; оказывает методическую помощь в работе экспертных комиссий территориальных органов Росимущества;
• осуществление приема на архивное хранение законченных делопроизводством документов структурных подразделений центрального аппарата Росимущества;
• обеспечение хранения и учета архивных документов, по требованию Государственного архива Российской Федерации представляет сведения о составе и объеме документов по установленной форме, составляет паспорт архива Росимущества;
• организация использования архивных документов, их упорядочение и подготовку документов постоянного хранения к передаче в установленном порядке на государственное хранение, составление годовых разделов описей дел Росимущества постоянного хранения и дел по личному составу, исторической справки о Росимуществе и его архивном фонде;
• организация мероприятий по оперативному информированию общественности о деятельности Росимущества;
• организация и проведения информационных мероприятий с участием представителей российских и зарубежных средств массовой информации;
• подготовка и распространение в средствах массовой информации официальные материалы (пресс-релизы, заявления, опровержения, комментарии), отражающие деятельность Росимущества и точку зрения его руководства;
• формирование пула представителей средств массовой информации и взаимодействие с ними в целях объективного освещения работы Росимущества;
• организация работы по получению мониторинга, дайджестов российских и зарубежных средств массовой информации, в том числе с привлечением исполнителей, в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации;
• участие в планировании мероприятий Росимущества в целях их информационного сопровождения;
• организация информационного обеспечения участия делегаций и работников Росимущества в общественно значимых мероприятиях (выставки, семинары, форумы, симпозиумы, круглые столы);
• оказывание информационной поддержки территориальным органам Росимущества, в том числе через работников, ответственных за комплекс мероприятий, призванных сформировать и поддерживать положительный имидж и высокую репутацию территориальных органов Росимущества, его руководителей и работников в средствах массовой информации, среди граждан и широкой общественности;
• в пределах своей компетенции принимает участие в планировании развития официального сайта Росимущества (включая сайты его территориальных органов), участвует в разработке требований к структуре сайта, регламента его наполнения;
• контроль и обеспечение единых требований к размещаемой информации в новостной ленте официального сайта Росимущества (включая новостные ленты сайтов территориальных органов Росимущества) в соответствии с правилами русского языка и стилистического оформления;
• в пределах своей компетенции принимает участие в организации разработки комплекса официальной и наградной символики Росимущества, а также осуществляет контроль за правильностью ее использования.
• определение основных мероприятий, призванных сформировывать и поддерживать положительный имидж и высокую репутацию Росимущества, его руководителей и работников в средствах массовой информации, среди граждан и широкой общественности, и формализует их в виде проектов документов, представляемых на утверждение руководству Росимущества в установленном порядке;
• подготовка и размещение информационных сообщений и пресс-релизов на новостной ленте сайта Росимущества;
• обеспечение публикования информации в официальном бюллетене «Государственное имущество»;
• формирование оригинал-макетов бюллетеня «Государственное имущество» на бумажном носителе и в электронном виде;
• обеспечение бесперебойной и оперативного процесса издания официального бюллетеня «Государственное имущество» и его размещения в электронном виде на официальном сайте Росимущества в сети Интернет;
• организация работы секретариата руководителя Росимущества;
• планирование, организация и обеспечение проведения протокольных мероприятий с участием руководителя Росимущества, обеспечение соблюдения норм государственного и международного протокола в Росимуществе;
• планирует, согласовывает и организует в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации, осуществление деловых связей и контактов Росимущества с зарубежными государственными, общественными и коммерческими организациями;
• оказание содействия при направлении руководства Росимущества в зарубежные командировки, выполняет необходимые паспортно-визовые формальности;
• обеспечения оформления протоколов оперативных совещаний, проводимых руководителем Росимущества;
• осуществление учета, хранение и получение служебных заграничных паспортов руководства и работников Росимущества;
• в порядке, установленном локальными нормативными актами Росимущества, взаимодействует с другими подразделениями Росимущества по вопросам материально-технического, информационного и другого обеспечения протокольных мероприятий, вносит предложения по их планированию и совершенствованию протокольного обеспечения деятельности Росимущества;
• принятие участия в разработке проектов годовых планов работы Росимущества, докладов о результатах и основных направлениях деятельности Росимущества и иных документов, связанных с организацией и осуществлением обеспечения деятельности Росимущества, его территориальных органов и подведомственных организаций;
• принятие участия в подготовке предложений по совершенствованию структуры Росимущества;
• принятие участия в создании и работе соответствующих совещательных и экспертных органов (советов, комиссий, групп, коллегий);
• по поручению руководителя Росимущества по согласованию с Контрольно-аналитическим управлением осуществляет организацию
  и проведение проверок состояния делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата Росимущества и территориальных органах Росимущества, а также в пределах своей компетенции принимает участие в проверках деятельности территориальных органов Росимущества, организация и проведение которых осуществляется Контрольно-аналитическим управлением.
• в пределах своей компетенции инициирует и принимает участие
  в проведении проверок федеральных государственных унитарных предприятий, федеральных государственных учреждений, а также иных организаций в случаях, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и локальными актами Росимущества;
• принятие участия в мероприятиях по осуществлению закупок товаров, работ и услуг для государственных нужд, а также для обеспечения нужд Росимущества, выступает инициатором закупок товаров, работ, услуг, необходимых для обеспечения более эффективного и качественного выполнения функций Управления;
• разработка проектов документации для осуществления закупок товаров, работ, услуг в рамках своей компетенции;
• принимает участие в формировании состава и работе комиссий по осуществлению закупок товаров, работ и услуг для государственных нужд, а также для обеспечения нужд Росимущества по вопросам, отнесенным к компетенции Управления;
• принятие участия в профессиональном развитии, в том числе повышении квалификации и дополнительном образовании работников Росимущества и его территориальных органов по вопросам, входящим в компетенцию Управления;
• в пределах своей компетенции участвует в организации и проведении Росимуществом конгрессов, конференций, семинаров, выставок и других мероприятий;
• в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, территориальных органов Росимущества, подведомственных организаций, иных организаций и граждан, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленные законодательством Российской Федерации сроки;
• в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами Росимущества, взаимодействует с федеральными органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, отнесенным к компетенции Управления;
• осуществление подготовки и представления на рассмотрение руководству Росимущества предложений об изменениях или отмене приказов, распоряжений, инструкций и других документов Росимущества по вопросам, входящим в компетенцию Управления, в случае их несоответствия действующему законодательству Российской Федерации;
• осуществление запросов сведений об исполнении, причинах неисполнения территориальными органами Росимущества поручений руководства Росимущества по вопросам, относящимся к компетенции Управления;
• осуществление подготовки в установленном порядке проектов договоров, контрактов, соглашений на выполнение работ, оказание услуг, связанных с деятельностью Управления;
• в пределах своей компетенции принимает участие в работе Контрактной службы Росимущества по осуществлению закупок товаров, работ, услуг;
• осуществление подготовки и участия в подготовке предложений по совершенствованию методов реформирования отношений, в рамках которых Росимущество осуществляет свои функции;
• обеспечение направления в подсистему «Автоматизированная система учета федерального имущества» ФГИАС ЕСУГИ сведений и документов в отношении типографского имущества: движимого имущества стоимостью более 500 тыс. рублей;
• Управление также осуществляет иные функции в соответствии с актами Росимущества, поручениями руководства Росимущества.

• Отдел делопроизводства и архива
• Отдел организации работы с обращениями граждан, подготовки и контроля исполнения поручений
• Отдел регистрации и электронной обработки входящих документов
• Отдел обработки организационно-распорядительных документов и исходящей корреспонденции
• Отдел общественных связей и протокола
• Отдел секретариата